Насколько эффективно управление ВУЗом в современных рыночных условиях? Существуют ли программные продукты, способные охватить все сферы деятельности крупного ВУЗа? Эти и другие вопросы стали темой конференции, которую организовали и провели в Тюмени специалисты ЗАО «Тюмбит-АСУ».

В конференц-зале бизнес центра «Флагман» собрались представители крупнейших высших учебных заведений города. Разговор об инновациях в сфере автоматизации ВУЗа иллюстрировался примером действующих передовых технологий: в ходе конференции состоялось два телемоста – с Югорским государственным университетом (Ханты-Мансийск) и Международным банковским институтом (Санкт-Петербург) – во время которых коллеги из других городов поделились собственным опытом автоматизации на базе программ «Галактика ERP» и «DIRECTUM».

По словам директора по развитию ЗАО «Тюмбит-АСУ» Михаила Гонтова, российские ВУЗы «созрели» для автоматизации. Почти в каждом учебном заведении автоматизированы некоторые сегменты (бухгалтерский и налоговый учет, документооборот и т.д.), однако имеющиеся системы, как правило, не обладают достаточным функционалом, чтобы обеспечить поддержку всех процессов.

Система «Галактика ERP» - позволяет сделать это, что и подтверждает опыт внедрений в разных городах страны (от Хабаровска до Санкт-Петербурга). Подробнее об этом рассказал один из гостей конференции  заместитель генерального директора ЗАО «Галактика» Денис Бушковский.

«Галактика-ERP» - серийный программный комплекс, в который сегодня включено больше семидесяти модулей. Конечно, не все они создавались специально для ВУЗов, многие писались для бизнеса (например, модуль «Управление недвижимостью», «Зарплата» и т.д.). Эти модули «прошли проверку» на практике, и теперь ВУЗ может спокойно устанавливать их с минимальной доработкой и адаптацией «под себя». Преимущество «Галактики» в том, что накопленный опыт никуда не исчезает, а продолжает работать в новых внедрениях и проектах», - говорит Денис Бушковский.

Тем не менее, несколько «специфических» вузовских модуля были разработаны специально – «Управление контингентом студентов», «Приемная комиссия», «Управление штатным расписанием и персоналом» и т.д. Все они позволяют не только максимально эффективно использовать финансовые, материальные и кадровые ресурсы ВУЗа, но и успешно контролировать все процессы, протекающие в его стенах. Вот один из таких примеров.

В одном из ВУЗов Санкт-Петербурга был внедрен модуль «Управление недвижимостью», он позволяет учитывать все учебные аудитории и общежития вплоть до оборудования каждого помещения. Проректор по АХО активно пользуется программой при составлении сметы для проведения ремонта. Для этого ему достаточно войти в базу данных, в которой имеется детальное описание и схема помещения с указанием всех параметров, рассчитать количество ламината и краски и сделать заявку. «Мы не ставили цели облегчить жизнь главному завхозу ВУЗа, - рассказывает Денис Бушковский. – Просто «Галактика» настолько полно охватывает каждый процесс, протекающий в организации, что и такое применение ей удалось найти».

Еще одна важная характеристика, которой отвечает этот программный комплекс – принцип первичного документа. Это значит, что любой документ (информация) вводится в базу данных только один раз и автоматически передается для дальнейшего использования в прочие модули. Пример из практики Югорского государственного университета. Здесь нет необходимости составлять табели при расчете зарплаты персонала: информация о командировках, больничных и графике работы сотрудников автоматически собирается по запросу специалистов кадровых служб, так что вероятность ошибок, которые часто возникают при табелировании, сведена к минимуму.

Естественно, внедрить столь крупный программный продукт за несколько месяцев невозможно. Собственно процессу внедрения предшествует этап описания бизнес-процессов, без чего невозможно автоматизировать работу крупной организации. Дальше необходимо определиться, чьими силами ВУЗ будет внедрять программный продукт – будет ли это собственная команда или лучше пригласить профессионалов из ИТ-компании. Следующий этап – постепенное внедрение одного за другим различных модулей программы и, наконец, поддержка и дальнейшее сопровождение системы. Весь процесс занимает, в среднем, три – четыре года. Тем не менее, качество управления ВУЗом, которое заказчик получает на выходе, стоит проделанной работы. «В одном из университетов, где мы работали, был такой случай, – говорит Денис Бушковский. – В кадровый отдел пришел представитель военкомата и попросил предоставить данные о преподавателях-женщинах незамужних и имеющих медицинскую подготовку. Он сообщил, что понимает сложность поставленной задачи, если учитывать солидный штат университета, но просит предоставить данные в течение одного дня. Система «Галактика» уже через две минуты выдала ему готовый результат. Такая скорость поиска и анализа информации переводит процесс управления ВУЗом на качественно иной уровень,  отвечающий требованиям современности.

В качестве альтернативы для автоматизации высших учебных заведений организаторы конференции предложили программу «DIRECTUM». Она особенно актуальна для территориально-разделенных подразделений ВУЗов и обладает всеми возможностями для интеграции с ERP-системами.

Автоматизация телекоммуникационных процессов администрации ВУЗа, приемных комиссий, деканатов становится возможной при использовании Oktell – уникальной многофункциональной программно-аппаратной платформы для создания call-центров, контакт-центров, автоматических информационных служб.

Более подробно о работе системы «Галактика ERP» и других программных комплексов участники конференции поговорили на круглом столе сразу после ее завершения. Итогом конференции стало решение организовать несколько персональных встреч с проректорами крупных ВУЗов Тюмени.

Добавим, что подробную информацию о программах для автоматизации ВУЗов можно получить на вебинарах, которые корпорация «Галактика» (Москва) проводит регулярно. Их расписание готовы сообщить специалисты регионального представителя корпорации в Тюмени – ЗАО «Тюмбит-АСУ». Адрес компании: ул. Мельникайте, д. 101/9 (ТЦ «Подиум»), телефон (3452)28-06-12, 28-06-15.